電子帳簿保存法の施行により、2024年1月からすべての会社と個人事業主が対象となります。法改正にともないすべての事業者に対して対応が義務化されました。電子帳簿保存法における「電子取引」とは、電子データで授受した取引情報のことです。法律上では次のように定義されています。
取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。以下同じ。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。
電子帳簿保存法により企業会計の電子化が加速します。しかしながら、単にペーパーレス化するだけでなく、適正な電子文書管理体制を整備することが成功の鍵となります。ここでは、電子帳簿保存法への対応において注意すべき基本的なポイントを解説します。
データの正確性と完全性
2024年1月1日以降「電子データで授受した取引情報の紙での保存」は無効となってしまいます。法的要件を満たすためには、電子データが正確であり、情報が完全であることが重要です。データの改ざんを防ぐために、適切なセキュリティ対策を講じることが必要です
保存期間の遵守
電子帳簿保存法は、特定の文書や帳簿を一定期間保存することを義務づけています。この期間を遵守することは法的要件を満たすために不可欠です。保存期間を過ぎたデータは消去しないように注意しましょう。
適切なバックアップ
データの紛失や破損を防ぐために、適切なバックアップシステムを導入し、定期的なバックアップを行うことが重要です。サーバやストレージの障害などによる電子帳簿の消失・破損を防ぐため、定期的なバックアップを実施しましょう。オフサイトでの保管も有効です。RAID構成のストレージ、無停電電源装置の導入などハード面での対策も忘れずに。バックアップデータも法的要件に適合させる必要があります。
アクセス制御と監査ログ
誰がデータにアクセスできるかを制御し、アクセス履歴を詳細に記録することは重要です。監査ログを保持することで、認証性を証明するのに役立ちます。
従業員教育の充実を
電子帳簿の重要性や取り扱いルールを、従業員一人ひとりにしっかり理解させるための教育が欠かせません。セキュリティ研修やスキャナー操作法の指導などを定期的に実施しましょう。
電子帳簿保存法対応は、単なるペーパーレス化以上の意味を持ちます。適正な電子文書情報管理(EDRM)の仕組みを企業内に構築・運用することが成功への鍵となるのです。システム面と人的面の両方をカバーした管理体制を確立することが重要です。
いかがでしたでしょうか。もうすぐ電子帳簿保存法がスタートします。ただし、売上高 1,000 万円以下の法人・個人事業主には、取引年月日や取引金額などで検索できる形でデータを保存することは求められません。
インボイスも始まり電子帳簿保存法も新たに始まるので混乱しそうですね。
電子帳簿保存法対応を導入しない場合、会社法に違反したこととなり、罰金が科せられる可能性もあります。具体的には、会社法「第九百七十六条（過料に処すべき行為）」であるように、100 万円以下の罰金が科せられることが定められていますので、きちんと対応するようにいたしましょう。
次回は、電子取引の保存要件についてもう少し詳しく解説したいと思います。